Ostatnia aktualizacja: 11 sierpnia 2026 r.
Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych użytkowników strony internetowej wirtualnaasystentka.com.pl, w tym osób korzystających z formularzy kontaktowych oraz innych dostępnych na stronie form komunikacji.
1. Administrator danych osobowych
Administratorem danych osobowych jest:
Justyna Przygodzka
[nazwa działalności – jeśli dotyczy]
[adres działalności]
NIP: [NIP – jeśli dotyczy]
e-mail: [adres e-mail]
W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych można kontaktować się z Administratorem za pośrednictwem powyższego adresu e-mail.
2. Jakie dane są przetwarzane?
W zależności od sposobu korzystania ze strony możemy przetwarzać w szczególności:
- imię i nazwisko lub nazwę firmy,
- adres e-mail,
- numer telefonu,
- preferowane godziny kontaktu,
- informacje dotyczące zakresu potrzebnego wsparcia,
- informacje dotyczące preferowanego modelu współpracy,
- treść wiadomości oraz informacje dobrowolnie przekazane w formularzu,
- dane przekazane podczas kontaktu telefonicznego, e-mailowego lub za pośrednictwem WhatsApp,
- podstawowe dane techniczne związane z korzystaniem ze strony, jeżeli są zbierane przez wykorzystywane na stronie mechanizmy.
Podanie danych w formularzach jest dobrowolne, ale niezbędne do udzielenia odpowiedzi i obsługi zgłoszenia.
3. W jakim celu przetwarzane są dane?
Dane osobowe mogą być przetwarzane w celu:
Obsługi zapytań i kontaktu – w szczególności odpowiedzi na wiadomości przesłane przez formularz kontaktowy, formularz „Szybki kontakt”, e-mail, telefon lub inne dostępne kanały komunikacji.
Przygotowania i przedstawienia oferty – jeżeli kontakt dotyczy możliwości rozpoczęcia współpracy lub wykonania określonych usług.
Podjęcia działań przed zawarciem umowy – jeżeli przesłane zapytanie zmierza do nawiązania współpracy.
Realizacji zawartej umowy – jeżeli użytkownik zostanie klientem Administratora.
Dochodzenia lub obrony przed roszczeniami – gdy jest to konieczne do ochrony praw Administratora.
Wypełnienia obowiązków prawnych – w szczególności obowiązków wynikających z przepisów podatkowych, rachunkowych lub innych obowiązujących regulacji.
4. Podstawa prawna przetwarzania
Dane osobowe są przetwarzane odpowiednio na podstawie:
- art. 6 ust. 1 lit. b RODO – gdy przetwarzanie jest konieczne do podjęcia działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy lub do wykonania umowy,
- art. 6 ust. 1 lit. c RODO – gdy przetwarzanie jest konieczne do wypełnienia obowiązku prawnego,
- art. 6 ust. 1 lit. f RODO – w ramach prawnie uzasadnionego interesu Administratora, w szczególności prowadzenia korespondencji, obsługi zapytań oraz ustalania, dochodzenia i obrony przed roszczeniami,
- art. 6 ust. 1 lit. a RODO – jeżeli w konkretnym przypadku podstawą przetwarzania jest dobrowolnie udzielona zgoda.
5. Formularze na stronie
Na stronie dostępne są formularze umożliwiające kontakt z Administratorem.
W zależności od formularza użytkownik może zostać poproszony m.in. o podanie:
Imienia i nazwiska / nazwy firmy, adresu e-mail, numeru telefonu, zakresu potrzebnego wsparcia, preferowanego modelu współpracy, preferowanych godzin kontaktu oraz opisu zadań lub wiadomości.
Dane przesłane za pomocą formularza mogą być zapisywane w systemie administracyjnym strony internetowej oraz przesyłane na adres e-mail Administratora.
Administrator wykorzystuje je wyłącznie w zakresie niezbędnym do obsługi zgłoszenia, przygotowania się do rozmowy oraz ewentualnego rozpoczęcia współpracy.
6. Kontakt telefoniczny i „Szybki kontakt”
Użytkownik może skorzystać z dostępnego na stronie przycisku umożliwiającego bezpośrednie wykonanie połączenia telefonicznego.
Strona umożliwia również przesłanie prośby o kontakt poprzez formularz „Szybki kontakt”.
Podane w nim dane, w szczególności numer telefonu, adres e-mail i preferowana godzina kontaktu, wykorzystywane są w celu skontaktowania się z użytkownikiem i udzielenia odpowiedzi na jego zapytanie.
7. WhatsApp
Strona może zawierać przycisk umożliwiający rozpoczęcie rozmowy za pośrednictwem komunikatora WhatsApp.
Kliknięcie przycisku powoduje przejście do usługi zewnętrznej. Od tego momentu dane użytkownika mogą być przetwarzane również przez dostawcę usługi WhatsApp zgodnie z zasadami prywatności obowiązującymi w tej usłudze.
Korzystanie z WhatsApp jest dobrowolne. Użytkownik może zamiast tego skorzystać z formularza kontaktowego, telefonu lub poczty elektronicznej.
8. Jak długo przechowywane są dane?
Dane związane z zapytaniem będą przechowywane przez okres niezbędny do obsługi korespondencji i zakończenia sprawy.
Jeżeli na podstawie kontaktu zostanie nawiązana współpraca, dane mogą być przechowywane przez okres realizacji umowy, a następnie przez czas wymagany przepisami prawa lub niezbędny do zabezpieczenia ewentualnych roszczeń.
Dane przetwarzane na podstawie zgody mogą być przetwarzane do czasu jej wycofania, chyba że istnieje inna podstawa prawna pozwalająca na ich dalsze przechowywanie.
9. Komu mogą być przekazywane dane?
Dane mogą być powierzane podmiotom wspierającym Administratora w prowadzeniu strony internetowej i działalności, w szczególności:
- dostawcy hostingu i poczty elektronicznej,
- podmiotom zapewniającym obsługę techniczną strony,
- dostawcom oprogramowania i usług informatycznych,
- biuru rachunkowemu lub innym podmiotom świadczącym usługi niezbędne do prowadzenia działalności,
- dostawcom usług komunikacyjnych, jeżeli użytkownik zdecyduje się z nich skorzystać.
Dane mogą zostać udostępnione również uprawnionym organom publicznym, jeżeli taki obowiązek wynika z przepisów prawa.
10. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Niektóre narzędzia lub usługi zewnętrzne wykorzystywane na stronie mogą być świadczone przez podmioty mające siedzibę lub infrastrukturę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.
Jeżeli dochodzi do przekazywania danych poza EOG, Administrator dba o zastosowanie wymaganych prawem mechanizmów ochrony danych, odpowiednich dla danego dostawcy i usługi.
11. Prawa użytkownika
Osobie, której dane dotyczą, przysługuje – w zakresie wynikającym z RODO – prawo do:
- dostępu do swoich danych,
- otrzymania kopii danych,
- sprostowania danych,
- usunięcia danych,
- ograniczenia przetwarzania,
- przenoszenia danych,
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie,
- wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody.
Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
W celu skorzystania ze swoich praw należy skontaktować się z Administratorem.
Użytkownik ma również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uważa, że jego dane są przetwarzane niezgodnie z obowiązującymi przepisami.
12. Pliki cookies
Strona może wykorzystywać pliki cookies oraz podobne technologie niezbędne do jej prawidłowego działania.
Cookies mogą być wykorzystywane m.in. do:
- zapewnienia prawidłowego działania strony,
- zapamiętywania ustawień użytkownika,
- zapewnienia bezpieczeństwa,
- prowadzenia anonimowych lub statystycznych pomiarów korzystania ze strony – jeżeli takie narzędzia zostały wdrożone,
- obsługi dodatkowych usług zewnętrznych – jeżeli są wykorzystywane.
W przypadku stosowania cookies, które zgodnie z obowiązującymi przepisami wymagają zgody, są one uruchamiane po uzyskaniu odpowiedniej zgody użytkownika.
Użytkownik może również zarządzać plikami cookies za pomocą ustawień swojej przeglądarki internetowej.
13. Bezpieczeństwo danych
Administrator stosuje odpowiednie środki organizacyjne i techniczne mające na celu ochronę danych osobowych przed utratą, nieuprawnionym dostępem, zmianą, ujawnieniem lub innym niezgodnym z prawem wykorzystaniem.
Dostęp do danych posiadają wyłącznie osoby i podmioty, dla których jest on niezbędny do realizacji określonych zadań.
14. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji
Dane przekazywane za pomocą formularzy kontaktowych nie są wykorzystywane do podejmowania wobec użytkownika decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby wobec niego skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływały.
15. Zmiany Polityki prywatności
Polityka prywatności może być aktualizowana w szczególności w przypadku zmiany przepisów prawa, sposobu działania strony lub wykorzystywanych narzędzi.
Aktualna wersja Polityki prywatności jest zawsze dostępna na stronie internetowej.