Jeśli jesteś przedsiębiorcą, który chce oddelegować wirtualnej asystentce zadania to powinieneś zapoznać się z tym wpisem. Dzięki temu będziesz wiedział jak to poprawnie wykonywać.
Musisz wiedzieć, że delegowanie zadań nie jest tym samym co ,,wydawanie poleceń” podwładnym czy współpracownikom. Delegowanie zadań to zupełnie coś innego. Polega ono na przekazaniu zadań dla konkretnej osoby. Można stwierdzić, że delegowanie zadań jest więc przekazaniem części uprawnień i odpowiedzialności przy zachowaniu odpowiedzialności za całość działań i decyzji.
Jakie zadania powinniśmy delegować:
Zadania, które inni wykonają lepiej – jeżeli nie potrafimy wykonać danego zadania lub zrobimy je dużo gorzej gdyż nie posiadamy odpowiednich kwalifikacji to dobry powód aby zlecić je innej osobie.
Zadania, których nie lubimy – jeśli nie lubisz monotonnych i powtarzających się zadań oddeleguj je wirtualnej asystentce.
Jak skutecznie delegować zadania?
Zdecyduj najpierw, które zadania chcesz oddelegować – zastanów się , które zadania chcesz zlecić i koniecznie spisz wszystkie na kartce.
Przedstaw warunki: cel zadania, stopień uprawnień i odpowiedzialności – delegując zadanie niezbędne jest wyjaśnić jaki jest cel tego zadania, musisz również określić jakie decyzje asystentka może podejmować samodzielnie a jakie musi z Tobą konsultować. Dość istotną kwestią jest również budżet na dane zadanie w tym wypadku można posłużyć się zakresem godzinowym. Przykładowo zlecasz zrobienie researchu dla danego produktu i mówisz przeznacz na to zadanie nie więcej niż 4 godziny 🙂 Jeśli zlecasz dużo zadań koniecznie zaznacz które zadania są dla Ciebie najważniejsze, gdyż te o najwyższym priorytecie będą wykonywane oczywiście jako pierwsze.
Określ ostateczny termin zakończenia – zdecyduj do kiedy wirtualna asystentka ma czas aby wykonać to zadanie, to bardzo ważne!
Jak sobie radzić ze skomplikowanymi zadaniami?
- Nie unikać ich i nie odkładać na później.
Prędzej czy później będzie trzeba je wykonać – a im później się do tego zabierzesz tym gorzej. Jeśli najbardziej odpowiednim czasem do rozpoczęcia zadania jest “teraz”, to nie ma na co czekać. Prawdą jest, że najbardziej odpowiednim momentem rozpoczęcia skomplikowanego zadania jest piątek. Ktoś powie, że to najgorszy czas pod słońcem ale korzyść z tego jest dwojaka. Po pierwsze mamy cały weekend na wewnętrzne skupienie się na zadaniu. Po drugie w piątek nie posuniemy się na tyle daleko, to będzie jedynie rozbieg. Prawdziwy początek pracy nastąpi dopiero w poniedziałek rano, ale po piątkowej rozgrzewce będzie o wiele łatwiejszy. - Podziel zadanie na mniejsze kawałki
Dzięki temu będzie Ci łatwiej zarówno ogarnąć całość, jak i nadzorować postępy na poszczególnych etapach. - Opracuj harmonogram pracy
Zadbaj o to aby wszystkie dziania i czynności znalazły swoje miejsce w siatce pilności, zajmowały określoną pozycję w hierarchii priorytetów oraz miały wyznaczony termin wykonania. - Wykonanie
Trzymaj się harmonogramu, wykonując każdy jego punkt z równą dokładnością. Nie daj się zwieść ilości czasu dzielącej nas od terminu zakończenia prac, termin ten w końcu nadejdzie. Ci którzy skakali ze spadochronu, znają to uczucie: najpierw ziemia jest bardzo bardzo, daleko aż nagle nieomal na nas wskakuje. Z pozornie odległymi zadaniami jest tak samo. Pamiętaj o tym!